Hostess ECM per congressi

I servizi di accoglienza con Hostess sono richieste dalle aziende che hanno bisogno di un supporto operativo nei giorni di evento. Necessità che nasce dall’esigenza di incrementare, a tempo determinato, il proprio organico. Per lo stesso motivo anche nei congressi vengono impiegate Hostess e Steward; nei congressi medici e farmaceutici le agenzie di organizzazione e Provider hanno bisogno di profili ECM.

Di cosa si tratta?

Beh niente di cosi complicato: Educazione Continua in Medicina.

Semplicemente, la Hostess che è chiamata a lavorare in un congresso ECM dovrà eseguire una serie di mansioni e procedure specifiche.

Questi tipi di congressi sono organizzati per fornire una formazione ai medici professionisti. I medici sono chiamati a formarsi costantemente durante tutto l’anno. L’iscrizione all’albo professionale impone di raggiungere un numero di crediti di aggiornamento ben preciso. Questi standard sono stabili dal competente Ministero.

Per questo occorrono Hostess ECM con specifiche competenze. Infatti l’iter ECM prevede alcuni passaggi obbligatori per formalizzare e testimoniare che medico abbia svolto questo aggiornamento. Pertanto può così garantirsi il numero di crediti formativi. 

Al fine di attestare il superamento, da parte del medico, del breve questionario di fine giornata, la Hostess ECM deve eseguire in autonomia una serie di passaggi in rispetto alla normativa che descrive l’Iter ECM cosi come descritto dal Ministero.

Non tutte le Hostess conoscono la procedura ECM

Per questo le agenzie di organizzazione congressi e i Provider hanno bisogno di Hostess ECM specializzate: capaci e competenti per eseguire tutto l’iter ECM necessario.

La procedura non è complessa ma una qualsiasi Hostess, che non ha mai gestito un Congresso ECM può fare molta fatica o peggio… può compilare la modulistica ECM in modo errato. Un bel problema per il Provider, perchè il Ministero, in caso di errori nella modulistica, non può riconoscere (ovvero accreditare) i crediti formativi al singolo medico.

Per fare solo alcuni esempi,  tra i materiali che le Hostess ECM devono gestire ci sono:

• Il registro delle presenze: attesta che il medico Mario Rossi è presente al corso di aggiornamento. Il registro prevede di far firmare ogni singolo medico specificando l’orario di arrivo dello stesso. Generalmente la Hostess ECM indica sul registro l’orario di inizio del corso
• Attestati di partecipazione: sono pre-compilati e vengono preparati dall’ agenzia che incarica la Hostess ECM. Al termine del corso la Hostess ECM dovrà scrivere il nome e cognome su ogni attestato che sarà consegnato soltanto alla fine del corso, prima che il medico firmi nuovamente il registro presente in “uscita”.
• Questionario di verifica: è il questionario che la Hostess ECM avrà ricevuto dall’agenzia e che consegnerà ai partecipanti quando il Relatore avrà finito la propria lezione. Generalmente viene consegnato 30 o 40 minuti prima della fine della giornata in modo che una volta compilato il singolo medico, una volta consegnato il proprio test alla Hostess, possa ritirare il proprio attestato di partecipazione.
• Card che attesta i crediti.

Lo sviluppo della giornata è standard, ovvero un normalissimo servizio di Hostess o Steward congressuali. L’unica differenza è, come detto, la gestione dei materiali e procedure per l’accreditamento ECM.

Conclusioni: Hostess ECM in congressi

Dunque la Hostess deve occuparsi di tutti gli aspetti del servizio: dall’accoglienza iniziale (che prevede anche la firma del registro presenze), al supporto ai partecipanti e relatori.

Dovrà gestire il servizio in sala, i microfoni ed assistere alla plenaria, pronta ed essere chiamata in causa su richiesta dei partecipanti.

Al termine del congresso consegna gli attestati di partecipazione (che avrà dovuto far firmare precedentemente al Relatore/i nello spazio indicato nell’attestato cartaceo).  Ritira i questionari di verifica e fa firmare il registro presenze in uscita.

L’aspetto del registro è fondamentale, sia in entrata che in uscita. Infatti tutto il materiale viene raccolto dalla Hostess a fine congresso e poi sarà spedito dal Provider al Ministero per la registrazione dei crediti al medico. Se nel registro dovesse mancare la firma, anche di un solo medico partecipante, il Ministero non potrebbe riconosce i crediti formativi.

Anche se il medico ha compilato il questionario ed ha ricevuto l’attestato di partecipazione.

Se vuoi ricevere maggiori informazioni per i servizi con Hostess congressuali, Hostess in fiera ed eventi premi il pulsante “Richiedi Preventivo” in alto; un nostro consulente ti contatterà entro 1 ora senza nessun impegno.