Iniziative con Hostess e Promoter per volantinaggio

I rischi da non correre quando si opera con Hostess e Promoter per Occupazione Suolo Pubblico e Volantinaggio

Le attività di Street Marketing, come ad esempio le attivazioni con Hostess e Promoter per volantinaggio, permettono al brand di uscire dagli scaffali e di atterrare direttamente nelle mani dei consumatori. Significa andare incontro allo sguardo del proprio target di riferimento. Sorprendere, facendosi trovare dove abitualmente lo stesso consumatore non è abituato ad incontrare il brand.

Inoltre, la visibilità che offre questo tipo di servizi è molto alta. Basti pensare che durante tutto il giorno migliaia di persone sono sollecitate a ricordarsi del brand, del prodotto oppure del servizio. E questo non accade all’interno del punto vendita.

Sugli scaffali tutti noi ci soffermiamo – spesso per pochi istanti per mancanza di tempo – al cospetto dello stesso prodotto offerto da diverse aziende. Nel caso di attività con Promoter l’utente è sollecitato su un solo brand. E questo si ripete ogni giorno con migliaia di consumatori. Tutti noi riceviamo il flyer promozionale dai Promoter e Hostess, oppure veniamo invitati a visitare uno stand allestito in una piazza.

Pertanto è importante essere organizzati per poter gestire le documentazioni necessarie. Sapere come si preparano le varie planimetrie e relazioni tecniche, conoscere i tempi e le zone interdette. E’ altresì necessario verificare eventuali accessi ZTL alle piazze, l’iter dei recall da effettuare ai vari uffici E in quale ufficio è necessario presentarsi fisicamente per richiedere il permesso ecc.

Volantinaggio e Occupazione Suolo Pubblico: non è una storia semplice…

Strutturare dei progetti in modalità outdoor non è facile ed immediato. Specialmente per le aziende che non sono abituate ed organizzate per farlo. Nel caso si voglia allestire nelle piazze è infatti necessario richiedere l’ Occupazione di Suolo Pubblico (OSP) al comune interessato. Ma è anche necessario ricevere l’autorizzazione per la distribuzione di volantini o la distribuzione di gadget e campioni omaggio. L’ agenzia Hostess, se in possesso del know-how necessario, può fungere da braccio operativo gestendo tutto il processo di richiesta delle autorizzazioni.

Occupazione Suolo Pubblico

Ottenere l’Occupazione del Suolo Pubblico significa avere a disposizione dal Comune una certa area pubblica ben delimitata. Questo spazio è generalmente concordato con gli uffici comunali preposti. Il rilascio dell’autorizzazione prevede un canone di “affitto” che è codificato in base all’ampiezza di superficie richiesta (Euro al Mq). Ogni comune ha uno specifico iter da seguire, cosi come una specifica documentazione da produrre. Planimetrie, relazioni tecniche degli stand, ecc. In PromoHostess curiamo tutti gli aspetti a quattro mani con i nostri clienti. Pertanto prepariamo la documentazione, facendo in modo che questa sia corretta e consona alle richieste del singolo Comune.

Hostess e Promoter per Volantinaggio & Sampling

Non meno complesso e rapido è il tempo necessario per preparare e presentare la documentazione per effettuare Volantinaggio. Con l’autorizzazione le Hostess e Promoter per volantinaggio possono distribuire i materiali. Provvediamo a dichiarare l’elenco di vie/zone ove si intende operare. Il match tra le zone che si vuole coprire, il numero di persone che prevediamo di impiegare ed il numero dei giorni di attività, concorrono al totale costi da sostenere. Sarà il comune a validare o meno l’istanza presentata. Purtroppo gli elenchi comunali delle zone interdette al Volantinaggio – cosi come le modalità di richiesta – non sono sempre aggiornati. Il rischio è quello di vedersi bocciare la richiesta senza nessun dettaglio sulla motivazione. Dunque è sempre corretto contattare il Comune prima di presentare la richiesta. 

Scopri quali sono le principali difficoltà per la richiesta dei permessi

Per ovviare a questo PromoHostess offre ai propri clienti un database di sintesi di tutte le documentazioni, delle zone interdette, delle tempistiche e costi necessari. Tutte informazioni a sistema per i principali capoluoghi di provincia italiani. Oltre a questo anche dei “tricks”, sviluppati semplicemente grazie all’esperienza, sono molto utili per ricevere le autorizzazioni di Volantinaggio e Occupazione Suolo Pubblico. Richiedere quotidianamente queste autorizzazioni ci ha fatto conoscere dai principali comuni italiani. Questo è garanzia per i nostri clienti e per gli uffici comunali. I tecnici del comune possono così scorrere velocemente la documentazione che inoltriamo sapendo che è conforme.

Tempi biblici all’ufficio comunale!

Purtroppo la complessità di queste richieste si va a sommare alle innumerevoli variazioni riportate nelle ordinanze comunali. Spesso ci sono costanti aggiornamenti, che cambiano anche ogni 3 mesi. Risulta pertanto fondamentale conoscere il come presentare le domande. Sembra tutto molto facile ma non lo è affatto! Per questi motivi è necessario avere un database delle procedure e dedicare molto tempo nei recall ai comuni. Alcune volte è anche necessario doversi recare personalmente all’ufficio competente. Per ovviare a questa necessità PromoHostess invia dei propri incaricati di esperienza. Lunghe attese nella sala di aspetto dell’ufficio comunale.

Valutare queste attività come rapide – se non si ha esperienza – è il più frequente errore. Alcune volte il nostro cliente che, in una fase iniziale del progetto, preferisce procedere direttamente senza il nostro supporto, sottostima la complessità di tutto ciò.  “Basta mandare qualcuno all’ufficio in comune e il gioco è fatto”. Beh no, comunque doversi recare in comune richiede moltissimo tempo. Bisogna prepararsi a buttare via una mattina intera oppure tutto il pomeriggio. E mettersi l’anima in pace aspettando in fila il proprio turno.

Di quanto tempo necessito per presentare una istanza?

I tempi generalmente variano in funzione del comune e del tipo di permesso che si richiede. Ad esempio, per le Occupazioni di Suolo Pubblico, i tempi variano da pochi giorni fino a 90 giorni. Purtroppo spesso, la risposta del comune, viene comunicata solo alcuni giorni prima dell’attività. Una tardiva risposta rischia di mettere in crisi l’organizzazione e la logistica dell’evento. Per ovviare a questo, in virtù di rapporti consolidati, PromoHostess riesce ad avere feedback da parte dei comuni solo dopo alcuni giorni.

Per bypassare a questi lunghi tempi alcune agenzie di promozioni preferiscono non richiedere i permessi (soprattutto per il Volantinaggio). Pertanto fanno svolgere il volantinaggio ai Promoter in modo non legale. Inoltre cosi facendo, mettono i loro clienti in una situazione di rischio e di co-responsabilità. Fare Volantinaggio senza permessi può sembrare poco rischioso. In realtà il danno è sempre e comunque superiore al tempo da dedicare alla richiesta cosi come ai costi da sostenere. Per chi è effettua l’attività senza i permessi, oltre alle sanzioni amministrative (minimo 400 Euro), è prevista l’interruzione dell’attività. La Polizia Municipale obbliga i Promoter a dover buttare via i volantini. Ma il danno maggiore è un altro e non sembra che molte agenzie di Promoter l’abbiano capito. Il vero danno è d’immagine che il Brand. Per questo PromoHostess opera sempre e comunque presentando le istanze per i progetti dei propri clienti. 

Sono autorizzazioni obbligatorie?

Anche per i comuni nei quali non è richiesto il canone è obbligatorio effettuare la richiesta e/o dichiarazione di attività seguendo l’iter previsto. Queste attività sono intese come pubblicitarie. Pertanto sono soggette a regolamenti e relativi costi. Difficilmente si può passare inosservati con Occupazione Suolo Pubblico (temporary shop, stand, gonfiabili, gazebi, trucks, ecc). Contrariamente si può pensare che il Volantinaggio non dia nell’occhio. Per questo alcune agenzie fanno lavorare i loro Promoter senza permessi. Situazione paradossale visto che si effettua il Volantinaggio proprio per dare visibilità ad un prodotto o servizio.

A prescindere dal fatto che si tratti di autorizzazioni obbligatorie il nostro consiglio è di attenersi ai regolamenti. In questo l’agenzia ben attrezzata e strutturata (con il necessario know-how) può supportare il Brand committente al meglio.

Alcuni esempi di città ove operare con Hostess e Promoter per volantinaggio e Street Marketing.

Seguono esempi per alcune città italiane a semplice titolo esemplificativo; si sono evidenziate cosi le principali diversità tra i comuni e le loro procedure.

Volantinaggio Milano

E’ necessario presentare la documentazione standard che rispetti tutte le normative, le zone e le modalità di distribuzione previste nel regolamento. Inoltre, è necessario presentarsi fisicamente all’ufficio competente per far approvare l’istanza e l’ipotesi costi per poi ritirare in un secondo momento, se tutto è stato approvato, l’autorizzazione. Per la richiesta sono necessari pochi giorni e si può procedere anche oggi per domani.

Volantinaggio Roma

La procedura standard è la stessa per tutta la città ma ci sono delle variazioni nella documentazione per ciascuno dei 15 municipi. A Roma, diversamente dal 99% dei comuni italiani, il canone è fissato in base al numero di flyer, gadget e campioni omaggio che si intende distribuire. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 10 giorni lavorativi

Volantinaggio Firenze

Le restrizioni presentate nelle ultime ordinanze hanno identificato molte zone del comune come interdette alle attività di Volantinaggio. Parallelamente è stato creato un elenco di vie e piazze ove è possibile operare. Inoltre la procedura prevede firme elettroniche e una lista cospicua di documenti da preparare. La tempistica per ricevere l’autorizzazione è immediata ma, per preparare tutte le scartoffie, sono necessari almeno 2 giorni.

 

Occupazione Suolo Pubblico Temporaneo per Eventi Field & Trade

Occupazione Suolo Pubblico Torino

Il comune ha stipulato una lista di Piazze ove è possibile concordare ed ottenere (in base alle caratteristiche dell’attività e dello stand) l’autorizzazione all’occupazione. E’ necessario compilare una lunga serie di documenti, relazioni tecniche, planimetrie e render. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 40 giorni.

Occupazione Suolo Pubblico Milano

La richiesta del Comune prevede di integrare, oltre alla documentazione standard, una relazione tecnica specifica ed una relazione sull’evento che lo inserisca all’interno della programmazione delle manifestazioni. Per ottenere l’autorizzazione sono necessari 15 giorni di tempo più 30 giorni per ricevere il benestare.

Occupazione Suolo Pubblico Roma

Ciascun quartiere/municipio della capitale ha una propria procedura, tempi e modalità per il rilascio dell’autorizzazione di Occupazione Suolo Pubblico (OSP). E’ necessario presentare la documentazione standard (planimetrie, relazioni, render ecc) dopo aver concordato con l’ufficio competente, in fase di pre-richiesta, in quali zone/piazze si intende allestire lo stand.